Người mới băt đầu học xuất nhập khi cầm chứng từ trên tay rất khó phân biệt bộ chứng từ gồm những giấy tờ nào, do ai cấp và mục đích sử dụng ra sao. Nếu là chủ hàng bạn cần làm chứng từ gì, đòi các chứng từ còn lại ơ đâu. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp nhanh những kiến thức cơ bản khi tiếp cận với chuyên đề hàng biển xuất nhập khẩu.
Xem thêm: Phân Biệt nhanh Shipper – Consignee, Seller -Buyer trong xuất nhập khẩu
Chứng từ hàng hóa là điều không thể thiếu khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong xuất nhập khẩu có nhiều loại chứng từ khách nhau, thật khó nhớ từng loại này như thế nào, thừa thiếu ra sao.
Nếu bạn là bên bán ngoài việc phải đi xin các giấy tờ có liên quan tới hàng, thuê vận tải, thì nhớ chắc chắn 3 loại chứng từ bạn phải phát hành là: HỢp đồng, Hóa đơn Thương Mai, Phiếu Đóng Gói hàng hóa, phụ thuộc vào điều kiện bán hàng với giá gì nữa: FOB. CIP, DDP….doanh nghiệp sẽ biết phải làm thêm gì
Còn các chứng từ khác nếu thuê bên dịch vụ họ sẽ làm và gưi về cho doanh nghiệp.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có chứng từ băt buộc, thường có và bổ sung thêm
I. Phân Loại Nhóm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được chia thành 4 phần chính đễ dễ nhận biết:
P1: CHỨNG TỪ HÀNG HÓA : Có tác dụng chỉ rõ giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa. Những chứng từ này cần được người bán làm và người mua là người nhận chúng, trong bộ chứng từ này chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận chất lượng.
P2: CHỨNG TỪ VẬN TẢI : Chứng nhận này là chứng từ cần thiết do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng. Trong bộ chứng từ vận tải thường bao gồm vận đơn đường biển, biên nhận cảng… Đối với vận tải đường sắt và hàng không thì cần vận đơn đường sắt và đường hàng không đi kèm.
P3: GIẤY PHÉP QUẢN LÝ CHUYÊN NGHÀNH: Gồm những giấy tờ liên quan chứng nhận tới xuất xứ, chất lượng và, quy cách thành phẩn của hàng hóa như: C/0, C/Q, CA, chứng thư hun trùng
P4: CHỨNG TỪ THANH TOÁN KHÁC: tín dung thư L/C, TT, bảo hiểm …
Hàng muốn xuất nhập khẩu được phải có xuất trình được bô chúng từ hợp lệ
Ai sẽ làm những chứng từ trên trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bạn sẽ hiểu đơn giản như thế này để hàng xuất nhập khẩu được phải cần giấy tờ và 1 mình doanh nghiệp không thể tự làm hết hay FWD hoặc hãng tàu cũng thế. Cần biết ai làm những gì sẽ tốt hơn khi bạn tiếp xúc với công việc
II. Các Loại Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Do Ai Cấp
Khi phân biệt rõ trách nhiệm làm chứng từ của mỗi bên bạn sẽ dễ nhớ hơn từng loại chứng từ xuất nhập khẩu do ai cấp và làm như thế nào dưới góc độ các bên tham gia gồm: chủ hàng, bên vận tải, cơ quan chức năng và các bên thứ 3
2.1 Chủ hàng xuất những chứng từ xuất nhập khẩu nào
Chứng từ hàng hóa: Do chủ hàng làm cơ bản sẽ gồm 3 loại chứng từ sau
– Hợp đồng ngoại thương ( SALECONTRACT, PO mua hàng – chỉ thay thế hợp đồng khi có xác nhận đồng ý của 2 bên còn k chỉ xem như phụ lúc k thay thế được hợp đồng
– Hóa đơn thương mại ( commercial invoice) – có giá trị thanh toán đòi nợ
– Hóa đơn chiếu lệ PI (Proforma Invoice) – Không có giá trị thanh toán chỉ là một danh sách kê giá sản phẩm bên bán gửi bên mua để chốt giá thanh toán xem cần điều chỉnh gì không trước khi xuất CI.
– Phiếu đóng gói hàng hóa – Packinglist
Lưu ý:
– Thông tin về cân năng, kích thước hàng chính xác xem tại Packing List –
– Tên hàng hóa chuẩn nhất xem tại Hóa đơn Thương mại: CI ( Commercail invovice)
– Tên cảng đi, càng đến, giá tiền hàng, thông tin Seller và Buyer chính thức xem tại hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc do người bán phát hành có chức năng thanh toán
2.2 Bên vận tải sẽ cấp những chứng từ gì trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Cần lưu ý bên vận tải ở đây gồm các bên cùng tham gia trong quá trình vận tải hàng hóa gồm:
– Hàng tàu ( carries)
– Công ty Logistics – FWD
– Công ty vận tải – Trucking
-Công ty chuyển phát nhanh
Các chứng từ xuất trình gồm:
– Vân đơn đường biển : Bill of lading – gồm BHL – vận đơn thứ cấp do FWD phát hành và MBL – vận đơn chủ do Hãng tàu phát hành.
– Thông báo hàng đến A/N
– Lệnh giao hàng D/0
– Lệnh cấp container để đóng hàng ( lệnh cấp chỉ danh đích thi số cont đã có và lệnh cấp Với loại lệnh cấp này thì không cần yêu cầu container có số hiệu cụ thể. Chủ hàng sẵn sàng nhận bất cứ container nào trong bãi.)
– Phiếu Cân Container VGM – có thể hãng vận tải cung cấp dựa trên thông tin chủ hàng đã cung cấp
– Bảng thu các loại phí xuất – nhập ( local charge)
– Tờ khai hải quan đã truyền phân luồng chưa thông quan
– Một số chứng từ vận tải – trucking có liên quan tới khâu thanh toán.
Phiếu cân container VGM sẽ do bên dịch vụ vận tải cung cấp
2.3 Cơ quan chức năng sẽ cấp những chứng từ xuất nhập khẩu gì
Cơ quan chức năng sẽ cấp các giấy phép đồng ý chấp thuận lưu thông hàng hóa, xuất nhập khẩu hoặc ra quyết định xử lý vi phạm
– Tờ khai hải quan đã thông quan – hải quan cấp
– Chứng thư hung trùng – do bên làm dich vụ hung trùng cấp
– Chứng nhận kiểm định chất lượng – do các công ty kiểm định, bên thứ 3 thuê dịch vụ làm
– Giấy chứng nhận C/0- do cơ quan chức năng ban nghành đảm nhiệm xuất xứ nghành hàng cấp
– C/Q – Giấy chứng nhận chất lượng – hàng mang đi kiểm định chất lượng tại cơ quan chức năng đạt yêu cầu sẽ được cấp
-Giấy tờ liên quan khác
Hình ảnh tờ khai hải quan đã được phân luồng có xác nhận của hải quan
2.4 Ngân hàng và những bên liên quan khác
Một bộ chứng từ có sự tham gia của rất nhiều bên chắc chắn không thể thiếu vai trò của ngân hàng và những giám định, bảo hiểm rồi.
– Tín dụng thư thanh toán theo các phương thưc L/C, T/T, DAP, DDP… do ngân hàng cấp
– Hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn bảo hiểm hàng hóa – do công ty bảo hiểm cấp
– Chứng nhận kiêm định sản phẩm đạt hay không đạt chất lượng – bên giám sát công ty kiểm định cấp với những trường hợp hàng đặc biệt, giá trị cao, có nghi vấn.
Mẫu thanh toán L/C của ngân hàng Đông Á
Trên đây là một số chứng từ hàng hóa cơ bản thường thấy khi làm xuất nhập khẩu. Tùy vào mức độ chuyên nghiệp của chủ hàng – doanh nghiệp sẽ quyết định mình tư làm hết hay chỉ làm từng phần. Trường hợp làm ủy thác thì doanh nghiệp cũng chẳng cần làm gì mà có bên dịch vụ lo hết.
Biết được việc ai có trách nhiệm cấp chứng từ nào sẽ giúp chủ hàng đòi được chứng từ thiếu nhanh tróng và quy trách nhiệm đúng người đúng việc khi phát trình vướng mắc.
Nếu thấy hay từng tiếc cho mình 1 vote 5***** trên đầu tiêu đề bài viết nhé !