Cách Viết Mail Hỏi Hàng, Chào Giá Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

Cách Viết Mail Hỏi Hàng, Chào Giá Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu
5 (100%) 1 vote

Thư hỏi hàng và báo giá là công việc quen thuộc của dân xuất nhập khẩu dù làm chính nghạch hay tiểu ngạch. Muốn làm tốt công việc này  mà chưa có kinh nghiệm, không được tiếp xúc nhiều thực tế bạn nên nắm rõ những quy tắc sau để làm tốt ngay từ lần đâu tiên khi viết mail giao dịch trong xuất nhâp khẩu nha.

Xem thêm: Hướng Dẫn Viết CV Xin Việc Theo Đúng Yêu Cầu Nhà Tuyển Dụng 

Có nhiêu loại mail giao dịch bạn cần phân biệt:

  • Thư Chào Hàng (offer)
  • Thư hỏi hàng ( inquiry)
  • Báo Giá ( Quatation)
  • Đàm Phán giao dịch
Viết Thư Hỏi Hàng, Báo Giá Trong Xuất Nhập Khẩu Là Nghiệp Vụ Rất Thiết Với Người Mới Bắt Đầu viet-thu-hoi-hang-xuat-nhap-khau

Viết Thư Hỏi Hàng, Báo Giá Trong Xuất Nhập Khẩu Là Nghiệp Vụ Rất Thiết

Vậy cụ thể  các bước khi viết thư hỏi hàng  và làm báo giá như thế nào, chúng ta cùng tìm hiểu từng bước  1 nha.

I. Các bước viết mail giao dịch trả lời, thư hỏi hàng trong xuất nhập khẩu

Trên cương vị người bán hàng bạn sẽ nhận được nhiều thư hỏi hàng với những hinh thức khác nhau. Chung quy lại nếu làm việc lâu bạn sẽ thấy rõ được tín hiệu người mua có quan tâm thực sự tới sản phẩm của mình không và phân chia khách hàng tiềm năng.

Phân loại thư hỏi hàng

Việc phân loại thư hỏi hàng rất quan trọng giúp bạn không bỏ sót khách hàng tiềm năng và khai thác tối đa được ưu thế về giá, sản phầm của mình.  Bạn  biết 1 điều hiển nhiên Công Ty VinaTrain cần mua 1000 Tấn  phôi nhôm cho sản xuất  họ sẽ hỏi rất nhiều nhà cung cấp và luôn có những điều kiện đi kèm chứ k phải duy nhất một nhà cung cấp.

Vậy việc phân loại thư hỏi hàng rất quan trọng để bạn biết đâu là khách hàng cần ưu tiên trẳ lời trước, khách hàng  gấp và khách tiềm năng.

  • Nhận diện cách hỏi hàng sẽ thấy người cần họ sẽ thể hiện rất chi tiết về số lượng, mẫu mã, chủng loại, đơn giá, ngày giờ giao hàng, hình thức vận chuyển đóng gói, quy cách sản phâm.
  • Có nhiều khách hàng chỉ hỏi chung chủng để nhận báo giá so sánh khi có nhu cầu sẽ liên hệ lại
Thư hỏi hàng xuất nhập khẩu

Thư hỏi hàng xuất nhập khẩu

Cách trả lời như sau:

  • Ưu tiên trả lời thư gấp trước
  • Dựa vào đặc điểm thư trả lòi từng ý theo gạch đầu dòng, viêt ngắn gọn không dài dòng
  • Nói thêm về chính sách hỗ trợ bán hàng mà bên bạn có, các mức phí ưu đãi khi mua số lượng nhiều hơn, hoặc áp dụng với khách hàng thân thiết.

Thời gian trả lời thư hỏi hàng:

  • Thư hỏi hàng cần được kiêm tra liên tục và trả lơi ngay trong ngày đó là nguyên tắc rất quan trọng
  • Ngoài thông tin cụ thể cần đưa ra những mô tả sản phảm cụ thể- so sánh công dụng với những nhóm sản phẩm cùng loại bạn có hoặc không có để khách hàng thấy đươc ưu điểm của sản phẩm
  • Thể hiện sự hiểu biết của bạn về doanh nghiệp hỏi hàng qua mạng xã hội
  • Đối với những thư hỏi hàng chung chung nên đưa ra những gợi ý sản phẩm mà khách hàng mong muốn và báo giá phù hợp để xác định tầm giá
Báo Giá Xuất Nhập Khẩu Phải Đầy Đủ Các Thông Tin Sản Phẩm và Doanh Nghiệp

Mẫu Báo Giá Sản Phẩm Trong Xuất Nhập Khẩu

II. Cách Trả lời Thư Hỏi Hàng Thật Chuyên Nghiệp

Thực tế không phải ai cũng trở thành khách  hàng của bạn nên xác định nhóm khách hàng rất quan trọng giúp bạn không bị mất quá nhiều thời gian với những khách hàng không tiềm năng. Khi làm báo giá bạn cần làm được những yêu cầu sau:

Một báo giá tiêu chuẩn phải đảm bảo đầy đủ thông tin, trình bày logis, đẹp mắt

  • Giá dịch vụ: Đưa ra những mức giá khác nhau bạn có thể cung cấp cũng những lưu ý kèm theo trong từng mức giá, chế độ, chính sách
  • Thời gian giao hàng, bốc xếp dự kiến
  • Số lượng hàng có thể cung cấp, chủng loại kích thước sản phẩm, thông tin chi tiết về hàng hóa
  • Mô tả hàng hóa : Gồm những thông số kỹ thuật, giấy tờ quản lý chuyên nghành liên quan nếu có
  • Quy cách đóng gói sản phẩm: Các thông số sản phầm , khi chèn lót để khách hàng có phương án làm cont hoặc đánh hàng lẻ hay hàng cont
  • Hình ảnh sản phẩm: Rõ ràng, đầy đủ và chi tiết, khách hàng thường cần lấy mẫu để về xem chất lượng thế nào nên phải tuyệt đối lưu ý điều này
  • Luôn có sẵn hàng mẫu gửi cho khách kiểm tra
  • Chế độ chính sách bán hàng: giảm giá, tri ân khách hàng, chính sách thanh toán, bảo hành ….
  • Văn phong sử dụng trong tiếng anh giao tiếp

Đối với mail giao dịch tiếng anh nguyên tắc quan trọng nhất bạn cần biết là đầy đủ, chi tiết và ngắn gọn.

Bạn cần lưu ý  từng phần khi viết thư hỏi hàng:

_ Tiêu đề mail: Cần có công thức viết tiêu đề mail để khách hàng nhìn thấy và dễ dàng nhận ra doanh nghiệp của bạn: Tên công ty _ báo giá sản phẩm _ ngày báo giá _Địa Chỉ Nhận Hàng Nếu Có

  • Nội dung trong Email cần thể hiện: Bạn cần xuống dòng từng mục cần chú ý trong mail để khách hàng dễ nhìn, Chọn font chữ cơ bản nên soạn trước ra word sau đó paste vào mail – để cỡ chữ 13. Phần cần lưu ý nên bôi đậm hoặc tô màu khác.
  • Báo giá nên có file đính kèm để dạng PDF và  file thông tin doanh nghiệp các sản phẩm khác cung cấp khách hàng có thể quan tâm
Chữ Ký Mail Là Điều Không Thể Thiếu Khi Giao Dịch Với Khách Hàng

Chữ Ký Mail  Không Thể Thiếu Khi Giao Dịch Với Khách Hàng

Kết mail sử dụng những câu văn thường dùng khi viết mail giao dichký mail: Viêc đầu tiên bạn đi làm đó là tạo email cá nhân và có chữ ký mai của công ty chữ ký mail phải đầy đủ thông tin cá nhân để khách hàng có thể chủ động liên hệ với bạn khi cần. Cách tạo chữ ký này bạn có thể tự tìm hiểu  rất đơn giản và áp dụng theo những mẫu có sẵn.

Chúc bạn thành công !