Proforma Invocie (hóa đơn chiếu lệ) là gì

Có 2 loại hóa đơn là Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) . Bài viết dưới đây nhằm giúp mọi người có thêm thông tin chi tiết về Proforma Invoice (PI) để có thể phân biệt với Commercial Invoice

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì?

Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. 

Proforma Invoice là gì, chứng từ này khác gì với CI

Proforma Invoice là gì, chứng từ này khác gì với CI

Khi nào phát hành hóa đơn chiếu lệ (PI)?

Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) nên PI sẽ được phát hành trong trường hợp: 

  • Nhà xuất khẩu cần phát hành cho bên nhập khẩu một chứng từ về lô hàngtại thời điểm lô hàng chưa được chính thức xác nhận mua bán  
  • Nhà xuất khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
  • Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.
Thời điểm phát hành hóa dơn chiếu lệ phải trước ngày phát hành hóa đơn thương mại

Thời điểm phát hành hóa dơn chiếu lệ phải trước ngày phát hành hóa đơn thương mại

Một số nội dung trên hóa đơn chiếu lệ:

  • Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
  • Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người  bán 
  • Buyer:  tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
  • Thông tin hàng hóa: tên hàng, đơn giá, số lượng giao dịch, quy cách đóng gói, tổng tiền thanh toán.
  • Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận:  T/T 100% (By T/T, 100% advance).
  • Thông tin ngân hàng bên bán (bên thụ hưởng)
  • Port of Loading (Cảng bốc hàng):  Nam Hai Dinh Vu Port,…
  • Port of Destination (Cảng đến):  KatlaBang Port,…
  • ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày hàng đến theo dự kiến.
Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ cơ bản giống với hóa đơn thương mại

Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ cơ bản giống với hóa đơn thương mại

Sự khác nhau giữa  Hóa đơn thương mại (CI) và Hóa đơn chiếu lệ (PI):

Giống nhau: cả PI và CI đều thể hiện rõ đặc điểm và đơn giá của hàng hóa.

Khác nhau:

  • Vì hóa đơn chiếu lệ chỉ có giá trị như bản dự thảo tham chiếu giữa 2 bên nên có thể được sửa chữa và điều chỉnh kể cả khi 2 bên đã ký kết dựa trên PI. Nếu một Proforma Invoice sửa đổi thì bạn có thể thay đổi Invoice number để phân biệt (Ví dụ: phát hành lần 1 là PI2101IMK01, phát hành lần 2 là PI2101IMK02).Còn CI thì không thể sửa chữa. 
  • Về thời điểm phát hành: PI phát hành trước khi gửi hàng, trước khi ký hợp đồng chính thức, CI chỉ được phát hành khi lô hàng đã được đóng vào cont hoặc đã gửi đi.
  • Về tính pháp lý: CI có tính pháp lý cao hơn, được dùng để làm thủ tục thông quan. Trong khi đó, hóa đơn chiếu lệ (PI) dù có hình thức như hóa đơn nhưng không có chức năng dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại, cũng không phải là chứng từ xác nhận cuối cùng. Ở một số trường hợp cần thiết mới  có thể sử dụng Proforma Invoice để giải thích chi tiết với hải quan. Trong LC thường có quy định không chấp nhận Proforma Invoice thay thế Commercial Invoice.
  • Về thông tin thành tiền: Trên PI chỉ là số tiền tham khảo, có thể thay đổi nhiều lần trong khi đàm phán, còn CI chỉ rõ số tiền đã chốt trong giao dịch, không thay đổi nữa. 
  • Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán. Trong khi đó, PI có vai trò như một bản chào giá, người mua có thể không mua hàng cũng không sao. Hóa đơn chiếu lệ còn được sử dụng để kê khai hàng hóa nhập vào một nước phục vụ mục đích trưng bày, triển lãm. 
  • CI được dùng để hạch toán kế toán của công ty, còn PI thì không có chức năng này.
Hóa đơn chiếu lệ không dùng để đòi tiền mà đó chỉ có giá trị tham chiếu số tiền cần thanh toán

Hóa đơn chiếu lệ không dùng để đòi tiền mà đó chỉ có giá trị tham chiếu số tiền cần thanh toán

*Lưu ý: trong quá trình sử dụng ta thường nói ngắn gọn là “hóa đơn” thì lúc này được hiểu là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). 

Kết luận:

Trong quá trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, sẽ có rất nhiều loại hóa đơn mà bạn cần phải nắm rõ chức năng và nhiệm vụ để xử lý chứng từ nhanh hơn. Vì vậy, hy vọng qua bài viết này, các bạn đã nhanh chóng có được một cái nhìn tổng quan về hóa đơn chiếu lệ cũng như cách phân biệt nó với hóa đơn thương mại.

Chúc bạn thành công!

  • Gửi phản hồi của bạn ngay bên dưới