Quy trình trình logistic hàng xuất nhập khẩu

Khái niệm: Logistic là chuỗi công việc có liên quan tới các nghiệp  mua, bán quản lý va vận tải hàng hóa cần phải lên kế hoạch, áp dụng và  kiểm soát chặt chẽ các luồng hàng hóa dịch chuyển từ  chủ hàng qua bên nhập khẩu. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng sẽ áp dụng theo những quy trình logictis cơ bản này.

I, QUY TRÌNH LOGISTIC CƠ BẢN

Bất  kỳ một quy trình logistic cơ bản nào cũng đều xuất phá t từ  nhu cầu thưc tế về nguyên vật liêu, sản xuất, tiêu thu, quản lý chuỗi  cung ứng, vận tải, xử lý phát sinh công việc. Trong bài viết này tôi sẽ chỉ xin phép phân tích trên phương diện các nghiệp vụ thường xảy ra trong doanh nghiệp để bạn đọc dễ hình dung.

Phát sinh nhu cầu 

Đây là khởi nguồn của việc trao đổi mua bán hàng hóa tại các doanh nghiệp nhu cầu này tồn tại ở nhiều hình thức:

• Nhu cầu hàng hóa
• Nhu cầu về dịch vụ mua bán, gia công hàng hóa quốc tế
• Tư vấn, hỗ trợ dich vụ

Khi xác định rõ nhu cầu bạn sẽ tìm hiểu nguồn cung cấp  hàng, đáp ứng tiêu chuẩn của doanh nghiệp mình tóm tắt trong 07 Bước sau.

II.  CÁC BƯỚC DIỄN RA NHU CẦU XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA 

Quy trình logictis cơ bản bắt đầu băng việc tìm kiếm thông tin hàng hóa:

      B1:  Chào hàng – hỏi giá

Xuất hiện nhu cầu mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp hàng trên các  kênh:.  2 Hình thức phổ biến

• (1) Tư tìm nguồn hàng: google, taobao, alibaba, đối tác quen..
• (2) Đăng nhu cầu mua hàng, bán hàng để khách hàng tự tìm đến

Hình thức giao dịch: Thư chào hàng, hỏi giá, báo giá hàng hóa thông qua mail giao dịch

Khi tìm được nhiều nhà cung cấp cùng loại sản phẩm cần bạn sẽ có bước đàm phán thỏa thuận. Mục đích đưa ra sự lựa chọn tốt nhât về chất lượng, nhà cung cấp, giá cả, uy tín và các chế độ sau bán hàng. Tất nhiên yếu tố không thể thiêu là thời gian giao hàng, số lương đảm bảo chính xác.

B2:  Đàm phán, thỏa thuận

Trao đổi về chất lượng, số lượng hàng hóa, dịch vụ cung ứng

• Giá cả, điều kiện giao nhân hàng
• Quy cách đóng gói, bao bì sản phâm
• Giá cả, khuyến mãi, chế độ bảo hành, khiếu nại nếu có
• Điều kiện thanh toán trong thỏa thuận mua bán …

Trong bước này đòi hỏi người đàm phán phải am hiểu về hàng hóa, nắm chắc nghiệp vụ, thành thạo ngoại ngữ. Thông thường đàm phán trên hình thức: gặp mặt, điện thoại, mail giao dịch . Nếu bạn chưa biết  cách  viết mail giao dịch trong xuất nhập khẩu hãy tham khảo bài viết tại đây 

B3: Hình thành giao kết mua bán hàng hóa – Quyết định mua hàng – Hình thức thanh toán

Giao kết mua bán hợp đồng ( Trách nhiệm từng bên mua – bán )

Điều kiện thanh toán theo phương thức nào trả trước bao nhiêu tùy thuộc vào độ tin cậy, giao dịch lần đâu hay là khách quen

Ngày giờ giao hàng, vận chuyển hàng theo điều kiện nào trong Incoterm

Nhờ tư vấn về tập quán thương mại vùng miền, giải quyết tranh chấp, hậu mãi sau bán hàng

B4:  Làm hợp đồng ngoại thương có thể là hợp đồng mua hoặc hợp đồng bán hàng

Trong quy trình xuất nhập khẩu Làm hợp đồng ngoại thương là bước thư 4 khi 2 bên đã đồng ý với những điều khoản trong thỏa thuận thương mai.

Hợp đông có thể được soạn thảo bơi bên mua hàng hoặc bên hán  hàng trên hợp đồng thể hiện rõ nội dung cần mua bán trao đổi hàng hóa, trách nhiệm của 2 bên và cách thức giải quyết  khi có tranh chấp

B5: Thuê vận tải hàng hóa quốc tế

Thuê vân tải có thể  thuê toàn phần xuất nhâp khẩu uy thác, hoặc thuê 1 phần trong các khâu dịch vu  cần phải làm:

• Các nghiệp vụ gồm: – Thuê tàu, lập vận đơn vận tải
• Làm thủ tục kiểm tra, hun trùng hàng hóa … nếu cần ( xin chứng thư hun trùng, C/0…)
• Mua bảo hiểm hàng hóa ( Chứng nhận bảo hiểm hàng hóa)
• Đóng gói hàng, làm thủ tục thông quan hàng hóa (tờ khai hàng hóa, thuế xuất, xử lý sau thông quan)
• Vận chuyển hàng sau thông quan ( thuê xe, vận tải hàng sau thông quan về kho chỉ định)
• Lấy vận đơn vân tải, Booking tàu

B6: Giao nhận hàng hóa tại điểm đến

• Thông quan hàng hóa nhập khẩu
• Làm thủ tục kiểm tra chuyên nghành theo quy định tại nước nhập khẩu
• Nhân hàng giao tại điểm đích
• Các chứng từ liên quan: D/0, Tờ khai hàng nhập , chứng từ kiểm tra chuyên nghành, A/N, ủy quyền nhân hàng….

 B7:  Nhập kho và tiêu thu

• Nhập kho hàng hóa
• Tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm
• Đưa hàng về địa điểm tập kết.
• Hoàn tất thanh toán theo thỏa thuận có trong hợp đồng.

Trên đây là quy trình làm logistic cơ bản áp dụng với làm hàng xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Phần lớn các doanh nghiệp hiện tại sẽ thuê dịch vụ tại bước thứ 05: Vận tải, thông quan vì thiếu  hiểu biết nghiệp vu, không có đủ trang thiết bị, nhân lực. Chủ hàng cần lưu ý khi thuê dịch vụ phải hiểu rõ các khâu trong vận tải để biết được về chất lượng dịch vụ minh đang sử dụng, tránh tình trạng giá trong hợp đồng và phí phát sinh không giống nhau.

Bài viết tham khảo:  Quy trình làm hàng xuất Sea  đi nguyên cont và đi lẻ ( FLC và LCL)